Una de las claves más importantes en mi rol como consultora es la gestión adecuada de la comunicación con la clientela. Esto siempre ha sido una pieza fundamental en el desarrollo de cualquier proyecto. Mantener un registro detallado de los intercambios entre las partes puede marcar la diferencia entre un proyecto fluido y uno plagado de malentendidos que nos hacen perder el tiempo y nos pueden frustrar. Para evitarlo, comparto en este post algunas recomendaciones prácticas para que gestiones eficazmente la comunicación con tu clientela y evites problemas
1 | Te ayudará a recordar los acuerdos alcanzados.
Si documentas todas las decisiones que tomáis, por mínimas que te parezcan, evitarás malentendidos en el futuro y podrás recordar cada detalle de lo acordado.
2 | Te permitirá reconocer las diferentes perspectivas.
En algunos proyectos, es posible que tu clienta y tú mantengáis posturas diferentes respecto a aspectos esenciales del proyecto. Es importantísimo que dejes constancia de estas diferencias porque, si hay que volver a abordarlas, te ayudará a avanzar de manera constructiva.
3 | Te facilitará ordenar cronológicamente los acontecimientos.
Si vas registrando paulatinamente todo lo que sucede durante el proceso, te estás facilitando el seguimiento y el análisis del progreso en cada proyecto. Particularmente en procesos muy largos, evitarás perder detalles importantes y podrás asegurar tu coherencia en las posturas que mantengas.
4 | Podrás acceder fácilmente a la información.
Si documentas los acuerdos, registras las diferentes posturas y organizas cronológicamente la información generada a lo largo del tiempo, estarás simplificándote el trabajo y podrás resolver dudas rápidamente cuando surjan.
5 | Transparencia, transparencia, transparencia.
Si gestionas eficazmente toda la comunicación, tu clientela y tus colaboradoras sentirán confianza en ti y en el proyecto. Eso facilitará que todo el mundo trabaje en la misma dirección.
No todos los medios son los adecuados para comunicarse durante un proyecto de consultoría. Cada canal nos sirve para un propósito distinto, según la formalidad o la relevancia de cada tema o del tipo de mensaje que se desea transmitir. Por eso, es muy importante que elijas el canal correcto en cada momento
Este debe ser tu canal principal para tratar los temas formales y las decisiones relevantes. Es el mejor instrumento, porque te permite registrar en carpetas toda la comunicación que mantienes con cada clienta, destacando los mensajes según relevancia o temática. Después, siempre encontrarás fácilmente la información que buscas.
Úsalos solo para avisos urgentes ocasionales o para aclaraciones rápidas que no tengan un impacto profundo en el proyecto. Nunca los utilices para temas importantes.
Este es el mayor mal de una gestión eficaz de la comunicación con tu clientela. Aunque sea comodísimo y recurras a ellos en situaciones informales, en los proyectos de consultoría solo entorpecerán el flujo de la comunicación y tu trabajo. Si tu clienta te envía audios, pídele que mejor te envíe mensajes escritos o correos.
Para concluir, te recomiendo que anotes estas preguntas a modo de checklist y la tengas siempre a mano hasta que integres el procedimiento o lo mejores:
¡RECUERDA!: Gestionar eficazmente la comunicación con tu clientela no solo optimizará el flujo de trabajo, sino que también fortalecerá tus relaciones y aumentará las posibilidades de éxito en cada proyecto. Puede que al principio parezca un esfuerzo extra, pero cada paso que des hacia una comunicación más clara y organizada será una inversión en ti misma y en tu crecimiento profesional. ¡A por ello!